El traslado de mercancías requiere mucho más que generar una factura convencional. Dependiendo de la operación, la empresa puede necesitar emitir un CFDI de ingreso o traslado incorporando el complemento Carta Porte.
Para realizar este proceso existen dos soluciones de escritorio de Aspel:
- Aspel SAE.
- Aspel Facture.
Aunque ambos sistemas permiten trabajar con facturación electrónica, no están dirigidos al mismo tipo de empresa ni ofrecen el mismo alcance operativo.
La elección debe considerar quién realiza el traslado, el tipo de CFDI que necesita emitir y si la empresa también requiere administrar inventarios, ventas, clientes, compras y movimientos de mercancía.
¿Qué es el complemento Carta Porte?
El complemento Carta Porte incorpora al CFDI información relacionada con el traslado de bienes o mercancías, como:
- Origen y destino.
- Puntos intermedios.
- Mercancías transportadas.
- Medio de transporte.
- Vehículos y remolques.
- Operadores y otras figuras de transporte.
- Permisos, seguros y datos relacionados con la operación.
La información requerida depende del tipo de traslado, el medio de transporte y las condiciones particulares de cada operación.
Actualmente, la emisión debe realizarse mediante CFDI 4.0 con el complemento Carta Porte 3.1.
La determinación de si una empresa está obligada a emitirlo y la validación fiscal de los datos deben revisarse con su contador o responsable fiscal. Nuestra participación se concentra en la selección, configuración y operación técnica del sistema.
¿Cuándo se utiliza un CFDI de ingreso con Carta Porte?
El CFDI de ingreso con complemento Carta Porte se utiliza generalmente cuando una empresa presta un servicio de transporte y cobra por trasladar bienes o mercancías.
Por ejemplo:
Una empresa de autotransporte es contratada para llevar mercancía desde el almacén de su cliente hasta otra ciudad. Como existe un ingreso por el servicio prestado, debe determinarse si corresponde emitir un CFDI de ingreso incorporando el complemento Carta Porte.
Para esta operación puede evaluarse tanto Aspel SAE como Aspel Facture, dependiendo del nivel de control administrativo que necesite la empresa.
¿Cuándo se utiliza un CFDI de traslado con Carta Porte?
El CFDI de traslado se utiliza para documentar el movimiento de bienes o mercancías cuando no existe un ingreso por el transporte.
Puede presentarse, por ejemplo, cuando una empresa mueve mercancía propia:
- Entre almacenes.
- Hacia una sucursal.
- A una exhibición.
- A las instalaciones de un cliente.
- Desde un centro de distribución.
- Utilizando vehículos propios.
Cuando la empresa necesita emitir CFDI de traslado con complemento Carta Porte, Aspel SAE ofrece un alcance más adecuado porque permite relacionar la facturación con la operación administrativa y el movimiento de mercancías.
Aspel SAE: Carta Porte integrada con la operación administrativa
Aspel SAE es una solución administrativa que permite controlar procesos como:
- Facturación.
- Clientes.
- Proveedores.
- Compras.
- Ventas.
- Inventarios.
- Almacenes.
- Cuentas por cobrar.
- Movimientos de mercancía.
- Usuarios y permisos.
Dentro de esta operación, SAE permite trabajar con CFDI de ingreso y CFDI de traslado incorporando el complemento Carta Porte.
Esto lo convierte en una opción adecuada cuando la empresa no solo necesita emitir el comprobante, sino también relacionarlo con sus productos, existencias, clientes, almacenes y procesos comerciales.
Aspel SAE puede ser conveniente cuando:
- La empresa administra inventarios.
- Se trasladan mercancías propias.
- Se realizan movimientos entre almacenes o sucursales.
- Se necesitan CFDI de ingreso y de traslado.
- Existen varios usuarios o áreas involucradas.
- Se requiere controlar clientes, ventas y cuentas por cobrar.
- La Carta Porte forma parte de una operación administrativa más amplia.
- Se manejan rutas con distintos puntos de origen o destino.
- Se necesita integrar la información con otros sistemas Aspel.
La configuración debe corresponder con la operación real. No basta con habilitar el complemento: es necesario revisar productos, unidades, almacenes, clientes, series fiscales, permisos y datos relacionados con el transporte.
Aspel Facture: emisión de Carta Porte para una operación más enfocada en facturación
Aspel Facture es una solución de escritorio enfocada principalmente en la generación de comprobantes fiscales.
Puede ser una alternativa para empresas o prestadores de servicios que necesitan emitir CFDI de ingreso con complemento Carta Porte para autotransporte, pero que no requieren toda la administración de inventarios, compras, ventas y almacenes que ofrece SAE.
Aspel Facture puede ser conveniente cuando:
- La necesidad principal es emitir CFDI.
- Se prestan servicios de autotransporte.
- Se requiere generar CFDI de ingreso con Carta Porte.
- La empresa no necesita controlar inventarios dentro del mismo sistema.
- La operación administrativa se gestiona mediante otras herramientas.
- Participan pocos usuarios.
- Se busca una solución más concentrada en facturación.
Facture no debe elegirse únicamente por parecer una opción más sencilla. Primero debe confirmarse que su alcance cubra el tipo de CFDI y la operación que la empresa necesita documentar.
Aspel SAE frente a Aspel Facture para Carta Porte
| Necesidad de la empresa | Aspel SAE | Aspel Facture |
|---|---|---|
| Emitir CFDI de ingreso con Carta Porte | Sí | Sí |
| Emitir CFDI de traslado con Carta Porte | Sí | No es su enfoque para esta solución |
| Controlar inventarios | Sí | No |
| Administrar compras y ventas | Sí | No |
| Controlar clientes y cuentas por cobrar | Sí | Funciones de facturación más limitadas |
| Manejar almacenes | Sí | No |
| Relacionar la Carta Porte con la operación administrativa | Sí | Limitado |
| Solución enfocada principalmente en facturación | Puede hacerlo, pero tiene mayor alcance | Sí |
| Adecuado para transportistas que solo necesitan facturar servicios | Depende de la operación | Sí |
| Adecuado para empresas que trasladan mercancía propia | Sí | Debe evaluarse otra solución |
¿Qué solución debería elegir tu empresa?
La respuesta depende principalmente de la operación.
Elige una solución como Aspel SAE cuando:
Tu empresa compra, vende, almacena o distribuye mercancía y necesita que la Carta Porte forme parte de su control administrativo.
También es la alternativa que debe evaluarse cuando se requieren comprobantes de traslado, control de inventarios o movimientos entre almacenes y sucursales.
Evalúa Aspel Facture cuando:
Tu empresa presta servicios de autotransporte y necesita emitir CFDI de ingreso con Carta Porte, pero no requiere administrar inventarios, compras, ventas y almacenes en el mismo sistema.
Solicita un diagnóstico cuando:
- No sabes si debes emitir CFDI de ingreso o traslado.
- Actualmente utilizas Excel u otro sistema para controlar los viajes.
- Ya tienes Aspel, pero no sabes si está correctamente configurado.
- Cambiaste de versión y ya no encuentras las opciones anteriores.
- Manejas diferentes unidades, operadores o rutas.
- Tienes varias sucursales o almacenes.
- Necesitas migrar información.
- El personal no conoce el proceso completo.
- La información se captura varias veces en diferentes archivos.
- Has tenido rechazos o errores al timbrar.
La implementación no consiste solamente en instalar Aspel
Para utilizar correctamente Carta Porte, la empresa necesita preparar tanto el sistema como su información.
Una implementación puede incluir:
- Revisión del proceso actual de traslado.
- Identificación de los tipos de CFDI que se requieren.
- Revisión de usuarios y áreas participantes.
- Configuración de series y folios.
- Preparación de clientes y productos.
- Configuración de almacenes y movimientos.
- Registro de vehículos, operadores y figuras de transporte.
- Validación de catálogos requeridos.
- Pruebas con operaciones reales.
- Capacitación de los usuarios.
- Documentación del proceso.
- Acompañamiento durante la puesta en marcha.
La validación fiscal final de la operación y de los datos que se incorporarán al CFDI corresponde al contador, responsable fiscal o personal autorizado por la empresa.
Capacitación para emitir Carta Porte
Tener el sistema instalado no garantiza que el proceso se realice correctamente.
La capacitación debe ayudar a que el personal comprenda:
- Cuándo utilizar cada tipo de comprobante.
- Qué información debe preparar antes de capturar.
- Qué campos provienen de catálogos.
- Cómo registrar los datos del traslado.
- Cómo validar la información antes de timbrar.
- Cómo consultar los archivos XML y PDF.
- Qué hacer cuando cambian rutas, operadores o unidades.
- Qué errores deben escalarse a soporte.
- Qué modificaciones no deben realizarse sin respaldo.
La capacitación puede organizarse según el rol de cada área: facturación, logística, almacén, administración o sistemas.
Una solución completa de Carta Porte, no solo una licencia
Como distribuidores de sistemas Aspel, acompañamos a tu empresa desde la elección de la solución hasta su puesta en marcha.
Podemos ayudarte con:
- Comercialización de Aspel SAE o Aspel Facture.
- Instalación y activación.
- Configuración inicial del sistema.
- Configuración técnica del complemento Carta Porte.
- Preparación de catálogos.
- Registro de unidades, operadores y figuras de transporte.
- Configuración de series, folios, usuarios y permisos.
- Pruebas de emisión y timbrado.
- Migraciones y actualizaciones.
- Capacitación para el personal.
- Edición y personalización del formato impreso.
- Soporte después de la puesta en marcha.
No entregamos únicamente una licencia para que tu equipo descubra por su cuenta cómo hacerla funcionar.
Revisamos cómo opera la empresa, qué comprobantes necesita emitir, quién captura la información y qué configuración requiere el sistema para integrarse con el proceso real.
La validación fiscal de cada operación corresponde al contador o responsable fiscal de la empresa. Nosotros nos encargamos de que la solución técnica quede instalada, configurada, probada y lista para trabajar.
Cuando tu sistema falla, nosotros respondemos.
¿Necesitas implementar Carta Porte?
Revisamos tu operación y te ayudamos a elegir, configurar y poner en marcha Aspel SAE o Aspel Facture.